Datenschutz-Informationen des Unterstützungsverein deutscher Immobilienwirtschaft e.V. (UBBW) nach Art. 12 ff. DSGVO
Information über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und zu welchem Zweck, hängt vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher ist:
Unterstützungsverein deutscher Immobilienwirtschaft e.V.
Budapester Str. 31
10787 Berlin
Telefon +49 30 250092-910
Telefax +49 30 250092-930
E-Mail-Kontakt: support[at]funk-gruppe.de
2. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Der Unterstützungsverein deutscher Immobilienwirtschaft e.V. ist nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, erreichen Sie uns über die oben angegebenen Kontaktmöglichkeiten.
3. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?
Wenn Sie eine Anfrage haben oder wenn wir einen Vertrag / Rückdeckungsversicherung im Rahmen der an Sie durch Ihren Arbeitgeber erteilten Zusage zu Ihren Gunsten abschließen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten.
Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten u. a. auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.
Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:
3.1. Persönliche Daten
- Personalnummer
- Vorname, Nachname und Titel
- Adresse
- Kommunikationsdaten (z. B. Telefon, E-Mail-Adresse)
- Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit
- Geschlecht, Familienstand, sonstige Familiendaten
- Arbeitgeber, Berufsbezeichnung
- Beziehung zum Versicherungsnehmer
3.2. Identifikationsdaten
- Sozialversicherungsnummer
- Personalausweisnummer
- Steueridentifikationsnummer
- Steuerklasse
- Krankenversicherungsnummer
3.3. Informationen über Versicherungsangebote und –verträge
- Vertragsstammdaten, insbesondere Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfrist, Art des Vertrags und Informationen über das versicherte Risiko
3.4. Finanzdaten
- Bankverbindung/Kontoinformationen
- Zahlungsdaten
- Rechnungsdaten
- Einkommen
3.5. Gesundheitsdaten
Sofern die anzuwendende Versorgungsordnung den Abschluss einer Invaliditätsabsicherung und oder einer Hinterbliebenenabsicherung vorsieht, werden Informationen zur Arbeitsfähigkeit und gegebenenfalls über aktuelle oder frühere Krankheiten verarbeitet.
3.6. Informationen der Versorgungsordnung betreffend über gerichtliche Entscheidungen
Die ist i.d.R. im Fall eines Versorgungsausgleiches gegeben.
4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen, Ihrem Arbeitgeber und unserem Geschäftsbesorger erhalten.
Zudem erhalten wir im Einzelfall personenbezogene Daten von:
- Versicherern
- Familienangehörigen eines (potentiellen) Anwärters
- Arbeitgebern
- Anspruchstellern und anderen Dritten wie Zeugen, Sachverständigen (einschließlich medizinischen Sachverständigen) und Rechtsanwälten
- Wirtschafts-/Kredit-Auskunfteien
- Datenbanken zur Einhaltung von Sanktionen und zur Betrugsbekämpfung
- Behörden und Gerichte,
- Geschäftsbesorgers
5. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
5.1. Aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 a DSGVO)
Wenn Sie uns gegenüber die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung und/oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
Zur Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheitsdaten im Rahmen der Beantragung von Versicherungsverträgen und der Bearbeitung von Leistungsfällen oder anderen Versicherungsansprüchen)
5.2. Zur Erfüllung eines Vertrags (Art.6 Abs. 1 b DSGVO)
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung unserer vertraglichen Pflichten als Versorgungsträger.
Innerhalb dieses Vertragsverhältnisses verarbeiten wir Ihre Daten insbesondere zur Durchführung folgender Tätigkeiten:
- Fortlaufende Betreuung und Kommunikation
- Einholung von Versicherungsangeboten
- Vertragsmanagement
- vertragsbezogene Kontaktaufnahme
- Bearbeitung von Ansprüchen auf Grund der Versorgungszusage
5.3. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Als Versorgungsträger unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein.
Kontroll- und Meldepflichten gegenüber Datenschutz- und anderen Behörden
Datenabgleich zur Bekämpfung von Geldwäsche und/oder Terrorismusfinanzierung (z. B. aufgrund von EU-Sanktionen)
5.4. Aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten:
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
- Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien
Das berechtigte Interesse liegt in der Durchführung unserer geschäftlichen Tätigkeit.
5.5. Zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO, Art. 9 Abs. 2 f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber dem Geschäftsbesorger, verschiedenen internen oder externen Stellen und Dienstleistern sowie öffentlichen Stellen offengelegt.
- Versicherer-Informationen zur Datenverarbeitung bei den Versicherern finden Sie auf deren Internetseiten der Versicherer
- Arbeitgeber
- Gerichte (insbesondere Familiengerichte im Falle eines Versorgungsausgleichs)
- Externe Dienstleister
Wir arbeiten zudem mit ausgewählten externen Dienstleistern zusammen, um unsere vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zu erfüllen:
- IT-Dienstleister (z. B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister)
- Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung
- Dienstleister für Telekommunikation
- Banken Wirtschaftsprüfer
- Öffentliche Stellen
Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten:
- Aufsichts- und Erlaubnisbehörden Versicherungsombudsmänner
- Finanzbehörden
- Sozialversicherungsträger
- Pensions-Sicherungs-Verein
Insbesondere erfolgt die Datenweitergabe an den Geschäftsbesorgter der Unterstützungskasse:
- Derzeit ist dies die Funk Vorsorgeberatung GmbH
Zur Erfüllung der Dienstleistungen bedient sich der Geschäftsbesorger weiterer Unternehmen (nebst deren Systeme und Daten) der Funk Gruppe. Im Weiteren sind das die Funk Pensionsmanagement GmbH und die Funk Versicherungsmakler GmbH.
Sollten Sie weitere Fragen zu den einzelnen Empfängern haben, kontaktieren Sie uns unter: datenschutz[at]funk-gruppe.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.
Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Zu nennen sind Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO). Die Aufbewahrungsfristen betragen bis zu 10 Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
8. Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
8.1. Widerspruchsrecht
Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund Ihres berechtigten oder öffentlichen Interesses?
Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
8.2. Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.
8.3. Auskunftsrecht
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
8.4. Weitere Rechte
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
Sie haben zudem das Recht, sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
8.5. Wahrnehmung Ihrer Rechte
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den oben angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten.
9. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Zur Durchführung unserer Pflichten als Versorgungsträger, insbesondere zur Bewertung der zu versichernden Risiken, müssen sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z. B. aufgrund des Geldwäschegesetzes) zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses nicht möglich.
10. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?
Es findet durch uns keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling statt.
11. Änderungen dieser Informationen
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und Sie rechtzeitig über die Änderungen informieren.
Stand Februar 2019